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HR Blog: Digitalisierung im Personalbereich

HR Blog: Digitalisierung im Personalbereich

The new way of working

Digitalisierung und künstliche Intelligenz – Themen die oft gemeinsam angesprochen werden. Vielmehr sind es Begriffe die heut zu Tage immer häufiger auftauchen. Sowohl im privaten als auch im professionellen Bereich entwickelt sich die Gesellschaft hin zu einer „E-Version“. Das Leben mit der täglichen Nutzung von mindestens einem bis drei Geräten, welche es ermöglichen Dinge in einer Cloud zu speichern, sich untereinander zu vernetzen, oder salopp gesagt Daten hin- und herzuschieben scheint keinem mehr fremd zu sein.

Versucht jeder für sich genommen die oben genannten Begriffe zu definieren, so erscheinen diese trotz der andauernden Entwicklungen oft noch abstrakt. Im Folgenden soll vor allem auf die Wandlung eines gesamten Arbeitsbereiches aufmerksam gemacht werden und somit konkretere Hintergründe in einem Teilbereich der Digitalisierung aufgezeigt werden. Der Personalbereich, welcher beinahe immer als administative Untersützungsleistung abgetan wurde, erlebt durch die Digitalisierung den Wandel hin zu einem strategischen Arbeitsfeld der das Gesamtunternehmen sowohl positiv als auch negativ beeinflussen kann und somit zum Großteil für die Attraktivität des gleichen entscheindend ist.

An dieser Stelle soll nicht mehr an die digitale Wende, welche erste Entwicklungen weg von Papier und Stift bedeutet hat, angesetzt werden. Es soll an die im 20. Und 21. Jahrhundert aufgetretene Modernisierung und Optimierung (Automatisierung) angeknüpft werden.1 Nicht unwichtig ist in diesem Kontext auch der gesellschaftliche Wandel. Ein Generationenwechsel welcher im Zusammenspiel mit der Digitalisierung ausschlaggebend für die Verschiebungen und Änderungen im Arbeitsalltag ist.

Zuvörderst sollte in kurzen Zügen erklärt werden, welche Aufgaben im Personalwesen auftreten können und sollen. Je nach Unternehmensgröße differenziert und entscheidet man über die Notwendigkeit dieser. Universitätsprofessor Christian Scholz gibt in seinem Buch zu den Grundzügen des Personalmanagements einige Einblicke und hilft somit das notwendige Verständnis zu entwickeln. Die Aufgaben können in primäre und sekundäre Bereiche unterschieden werden. Primär beschäftigt man sich mit Personalkalkulationen und Akquisitionen. Es geht um die Evaluierung, Integration und Allokation von Personal. Aber auch kompensatorische Fragen oder qualitative Weiterbildungen im Unternehmen sind bedeutend. Bei unangenehmen Themen wie beispielsweise der Personalreduktion werden erfahrene Mitarbeiter des Personalbereichs als Berater hinzugezogen. Es kann als ein Feld beschrieben werden, welches die Organisation, Kommunikation sowie Administration übernimmt, dabei an Emotionen knüpft und innovative Konzepte (sekundärer Bereich) einführt.2 Entscheidend ist es zu verstehen, dass die meisten der hier genannten Aufgaben aus einem Lehrbuch des Jahres 2011 nun 10 Jahre später beinahe ausschließlich digital organisiert, implementiert und wahrgenommen werden. Dabei kann man sich als Personaler zunächst einfache Fragen stellen:

 Personalkalkulation und Akquisition: Wo finde ich Talente? Welche Qualifikationen müssen diese Personen erfüllen? Wonach kalkuliere ich den Personalbedarf und mit welchen Ausfällen muss ich rechnen?

 Integration, Allokation: Wie integriere ich neue Mitarbeiter? Wo setze ich sie ein? Welche Möglichkeiten habe ich neue Mitarbeiter möglichst unkompliziert in die Teams

 Qualifikation, Kompensation: Wie erreiche ich die Mitarbeiter und wie können diese

fortbestehend an ihrer Qualifikation arbeiten? Wie kompensiert man diese Mitarbeiter und

was macht ein Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv?

 Organisation, Kommunikation, Administration: Welche Methoden zur Datenverarbeitung gibt

es die möglichst effektiv und effizient ist? Wie kommuniziere und erreiche ich die Mitarbeiter

bestmöglich? Wie gehe ich mit dem Faktor der Globalisierung und somit zusätzlichen

administrativen Aufgaben um?

In der Beantwortung dieser Fragen taucht man in die digitale Welt ein und erkennt neue

Arbeitsbereiche und Begrifflichkeiten des Personalbereichs relativ schnell.

Laut des Produkt Marketing Managers Martin Woßmann (Haufe Group) gibt es insbesondere vier

Bereiche der Digitalisierung im Personalbereich: Digitalisierung des Recruiting, Digitalisierung des

Talentmanagements, Einführung von E-Learnings und die Automatisierung von HR-Prozessen.3

Würde man die oben genannten Punkte (Tätigkeiten) nun in Grundzügen beantworten so würden vor

allem Social Media Kanäle und professionelle Berufsnetzwerke genannt werden. Digitale

Karrieremessen und Karrieretage. Digitale Lernsysteme die entwickelt worden sind um dem Aspekt

des kontinuierlichen Lernens gerecht zu werden. Datenverarbeitungssysteme welche über eine

spezielle Arbeitscloud nur im internenen Bereich geteilt werden können, oder auch virtuelle

Persönlichkeits- und Wissenstests welche immer häufiger bei der Akquise eingesetzt werden.

Virtuelle Systeme die es dem Personal unternehmensintern ermöglichen Dokumente zu teilen oder

externe Karriereseiten und Ressourcenzugänge die oft entscheidend sind bei der Gewinnung und

Zufriedenstellung von Mitarbeitern. In wie fern hat sich der Bereich nun verändert? Vor allem die

Reichweite eines Unternehmens hat sich vergrößert. Durch die Globalisierung und auftretende

Möglichkeiten für Talente gilt es global gesehen Fuß zu fassen und an der Attraktivität des

Unternehmens zu arbeiten. Welche Aspekte sind den heutigen Arbeitseinsteigern besonders wichtig?

Sie möchten international arbeiten, sie möchten sich kontinuierlich weiterbilden, sie möchten

Anerkennung erfahren und sich besonders fühlen, sie möchten integriert werden und eine gute work

-life-balance haben. Auch die Möglichkeit des sogenannten „remote-working“ gilt vor allem zu

Pandemiezeiten als entscheidend. Möglichst einfach, möglichst effektiv und möglichst gut entlohnt.

An dieser Stelle kann der bereits erwähnte Generationenwechsel und dessen Bedeutung für

Unternehmen konkretisiert werden. Die heutige Generation von Personen die in das Arbeitsleben

eintreten, bezeichnet man auch als die Generation Z. Denken wir zurück an die Generation X

("Schlüsselkinder"), welche ihre Arbeit als Selbstzweck sah und eine ziemlich starke Trennung

zwischen Arbeit und Privatleben vornahm. Sie sind aufgewachsen, meist ohne Computer und globale

digitale Netzwerke (Internet). Im Gegensatz dazu sind bei der darauffolgenden Generation Y

("Millennials") die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben nicht mehr klar ("Work-Life-Blending").

Sie sind fast immer digital erreichbar. Mit der Öffnung des Internets außerhalb der Universitäten für

die öffentliche Nutzung im Jahr 1990 wuchsen sie als die erste Generation des vernetzten, digitalen

Zeitalters auf. Während die Generation X derzeit viele der Schlüsselpositionen in Wirtschaft und

Gesellschaft besetzt, drängen die digital-affinen Millennials von den Universitäten und ihren ersten

Karriereschritten in höhere Positionen. Die Generation Z steht erst am Anfang ihres Berufslebens

wobei viele Verhaltensweisen noch offen sind. Technologie-affin und doch zurück zum Gefühl der

strikten Trennung von Arbeit und Privatleben scheinen ihre Vorstellungen. Viele Studien bestätigen

den Verhaltenswechsel der Millennials zu vorherigen Generationen und während Personaler sich

noch mit deren Erwartungen auseinandersetzen, tritt bereits die Generation Z in die Berufswelt ein.

Ein kurzer Einblick in einige Aufgaben eines Personalers der sich vor allem mit der

Personalbeschaffung, sowie Erhaltung beschäftigt, kann helfen Begrifflichkeiten des modernen

Personalwesens zu verstehen und zu erkennen welche Fähigkeiten einen Personaler heut zu Tage

von der rein administrativen Tätigkeit unterscheiden. Außerdem geben diese Auskunft darüber, inwiefern er gesellschaftliche Entwicklungen verfolgen muss.

Aufgaben eines Personalers

Ich starte den Computer, mein Arbeitswerkzeug ohne welches ich keine Möglichkeit mehr hätte

meine Tätigkeit auszuüben. Die wichtigsten Elemente sind mein E-Mail Postfach, mein digitales

Bewerbersystem, meine Zugänge zu diversen digitalen Berufsportalen und sozialen Netzwerken,

sowie meine Cloud und das interne System mit Informationen zu den Mitarbeitern. Viele offene

Dokumente, Browser, Systeme, E-Mails und Lebensläufe. Nicht zu vergessen, Anfragen von

Kooperationspartnern, Anfragen von internenen Mitarbeitern, Anfragen von Beratern die neue

Systeme einführen und umgekehrt widerrum den eigenen Anfragen die raus gehen an jedem Tag der

Woche. Organistorisches Chaos, welches man an erster Stelle strukturieren muss. Die Digitalisierung

hilft bei den standardisierten Abläufen und beschläunigt die automatisierten Prozesse bezüglich der

Dokumente und Anträge. Mitarbeiter haben hohe Ansprüche an den Personalbereich und erwarten

ihre Anträge schnellstmöglich zu bearbeiten. Durch digitale Lernplattformen und soziale Medien

kann man sowohl aktiv als auch passiv nach Talenten suchen, durch konkretes sourcen in den

Netzwerken wie bspw. LinkedIn, oder aber durch die Teilnahme an virtuellen Messen bei denen man

häufig einen gesamten Bewerbungsprozess durchlaufen oder verkürzen kann. Dabei trifft man

Talente in Einzel- oder Gruppengespräche und hat unter anderem die Möglichkeit ein gesamtes

Konzept oder eine Veranstaltung um dieses Treffen herum zu planen und organisieren. An dieser

Stelle muss sich ein Personaler mit aufkommenden Marketing – und Employer Branding Themen

auseinandersetzen (auch wenn es nicht die Kernkompetenz der Person ist). Die Organisation von

sowohl digitalen als auch Life - Events erfordert es ein gesamtes Konzept rund um die

Personalgewinnung aufzustellen. Dabei sollte man auf oben genannte Bedürfnisse und Vorstellungen

von möglichen Talenten achten und sich sowohl konkurrenzorientiert als auch mit Bedacht auf die

Unternehmensvision in die Organisation und Strategie einarbeiten. Digitale Werbesprüche, digitale

Workshops, digitale Lernmöglichkeiten, digitale Events die zur Unternehmensattraktivität beitragen

und ähnliche Organisationen fallen in den Personalbereich und erfordern die enge Zusammenarbeit

mit externen Anbietern und der Marketingabteilung. Auch das Hochschulmarketing fällt in den

Personalbereich. Dabei sollte man sich möglichst von anderen Unternehmen abheben können um

heutige Generationen für sich zu gewinnen. Dokumentieren, notieren, weitergeben an

Teammitarbeiter die sich im Anschluss mit der Vertragserstellungen, den rechtlichen Regelungen und

der Einarbeitung durch digitale Plattformen beschäftigen.

Entscheidende Stichwörter: Employer Branding – Recruiting - HR Marketing - Hochschulmarketing,

digitale Bewerbersysteme - virtuelle Messen und Veranstaltungen – Candidate Experience

Nach diesem ersten Einblick in die Digitalisierung des Personalbereichs, welcher bei Erweiterung

einem Essay entsprochen hätte bleibt vor Abschluss noch auf die wohl größte und wichtigste

Herausforderung welche digitale Systeme und Abläufe mit sich bringen, aufmerksam zu machen: Die

Datensicherheit und der Datenschutz. In größeren Unternehmen gilt es vor allem klare Richtlinien zu

kommunizieren und die Löschpflicht welche rechtlich festgelegt wird zu kontrollieren. Es gibt auch an

dieser Stelle digitale Systeme die bei der Einhaltung von Richtlinien helfen können. Personaler

müssen im Zuge der Digitalisierung größere Datenmengen mit jedoch strengeren Auflagen

verarbeiten und bearbeiten und dabei die Geheimhaltungspflicht von persönlichen Daten nicht

verletzen. Dazu finden häufig digitale Lerneinheiten zur korrekten Datenverarbeitung statt. In

Zukunft kann davon ausgegangen werden, dass sich mit Hilfe von künstlicher Intelligenz in den einzelnen Tätigkeiten weiter geholfen wird.

Kurzgeschichte: Google wie nennt man klaustrophobe Menschen?

Kurzgeschichte: Google wie nennt man klaustrophobe Menschen?

Es ist einer dieser einfachen ersten Frühlingstage, wenn eigentlich noch kein Frühling ist. Mal windig, mal sonnig. Auf der Haut spürt man eine Mischung aus Mund und Nasen Creme und einem Drücken von der Sonnenbrille, die zu lange auf der Nase sitzt. Ich schlendere den restlichen Weg nach Hause entlang.

Heute war ich in einem Tunnel, einem sogenannten Gesundheitstunnel. Warum er als gesund gilt?

Lese jetzt die ganze Geschichte unter dem folgenden Link: 

google wie nennt man klaustrophobe menschen? | story.one 

Kurzgeschichte: Ein freier Tag

Kurzgeschichte: Ein freier Tag

Ich habe frei, ich muss mich nicht in mein Auto setzen und zur Arbeit fahren. Kein Stau, keine laut quietschenden fröhlichen Moderatoren, deren Stimmen aus meinem Radio ertönen, bevor ich mich dazu entscheide, einen meiner Streaming Dienste für Musik zu nutzen. Morgens höre ich gerne ruhige Sachen, klassische Musik oder ähnlich stillschweigende Künstler. Doch natürlich ist der Weg zur Arbeit keine Yoga Stunde, bei welcher ein grüner Tee die Idylle abrundet. Für mich ist es eine Art Analyse der Menschen, die stattfindet, solange ich die Pedale in meinem Auto betätige und versuche, Netz zu finden für meine Musik, die ich streame.

Lese jetzt die ganze Kurzgeschichte unter dem folgenden Link:

ein freier tag | story.one

Kurzgeschichte: Politik oder so ähnlich?

Kurzgeschichte: Politik oder so ähnlich?

Eines der vielen Kinder zu sein, die 1992 in Deutschland zur Welt gekommen sind, nachdem die Eltern das ehemalige Jugoslawien verlassen haben, bedeutet vieles, aber vor allem die Frage: Was bedeutet Politik und Recht, wenn so viele einfache Menschen, die sich dafür kaum interessieren, Menschen wie ich und du, diese vor allem zu spüren bekommen? In Deutschland geboren und aufgewachsen, zur Schule gegangen und studiert, stelle ich mir diese Frage viele Jahre später erneut....

Lese die ganze Geschichte auf story.one unter folgendem Link:  

politik oder so ähnlich? | story.one

Ein paar kurze Jahre

Ein paar kurze Jahre

Charakterisierung der zwei wichtigsten Figuren

Theo Leopold: Protagonist. Er ist weltoffen und sehr verkopft. Dennoch ist er auch als besonders emotionaler Mann zu verstehen. Er ist bodenständig und hält sich selbst nicht für die vernünftigste Wahl als Lebenspartner. Andere wiederum erkennen ihn als besonderen Menschen an. Er denkt meistens sehr klar, allerdings nur wenn es nicht um Ava geht.

Ava Sopher: Versucht ständig vernünftige Entscheidungen zu treffen, den Dingen in ihrem Leben einen Sinn zu geben. Sie ist eine eher verkrampfte Person, welche auf ihre Art und Weise kühl wirken kann. Dennoch erkennt man ihre Emotionen. Sie lässt sich im Leben oft „falsch“ leiten, bei dem Versuch alles richtig zu machen und keinen zu enttäuschen. 

Folge mir auch auf Social Media

Wenn du dich für meine Arbeit interessierst, kannst du mir gerne auf Instagram folgen. 

Ida Manko (@ida.manko) • Instagram-Fotos und -Videos 

Dort poste ich regelmäßig zu meinen Büchern, Kurzgeschichten oder auch Blogbeiträgen. Außerdem werden auch dort Informationen zu Buchinsides, meiner Person und zukünftigen Lesungen zu finden sein. 

Jeden Monat wird es auch Einblicke in das Buch via. Buchzitaten geben. Manchmal sogar ein Gewinnspiel. 

Ich tausche mich immer gerne aus & freue mich über jegliche Kommunikation.

Außerdem schreibe ich Kurzgeschichten auf story.one: ida manko schreibt auf story.one | story.one