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Ida Manko
Soft skills

Soft skills

What are soft skills? Why does everyone talk about soft skills? Why can you google the most important soft skills or the most popular ones? And most relevant, what is the importance of soft skills and how do they affect ones employability?

With this article, we want to focus on the topic of soft skills, with reference to the IT sector.

As defined by the Gabler dictionary of economics, soft skills are the complement to the so-called hard skills, such as technical and methodological competence. The objective is to increase motivation and the propensity to cooperate in and around a company or organization. Even more, soft skills are defined as personal values, characteristics and competencies. According to the research article by Matt Stevens and dr Richard Norman from Victoria University of Wellington, New Zealand, ‘IT industry representatives are less concerned about technical skills than soft skills needed for team based, customer focused, business environments. Industry tends to seek base-level technical skills and make recruitment decisions on more personal qualities, leaving detailed training to on-the-job.’ IT industry was considered as a not-that-social industry for the longest time. (That could have something to do with the representation of programmers in film industry.) By reflecting on this and also following logic and human reason, we can assume that this is far from the truth, yet it clearly shows the importance of soft skills across industries.

Most people now ask themselves what exactly is required and to what degree is it something personal or something socially expected that we recognise in ourselves in terms of soft skills? According to psychological backgrounds, but also through experience in certain professional fields in which people have to deal with such perceptions in their day-to-day business, so-called skills are often listed, that are assumed to be gladly heard or particularly recognised.

But have you ever taken the time to think about these statements? When preparing for interviews, or when generally analysing which soft skills you need to train in order to enable yourself to follow the business paths you want to follow in the future, what were the first thoughts?

The first step should be self-reflection. It is important to identify the things we are good at, and the things we need to work on. After realizing what soft skill, or group of them is the most important to us at that moment, we can begin working on improving it. This means, the best way to start working on your soft skills is not to look for general answers on the internet, but to look for your own strengths and weaknesses before. As soon as I reflect on what really matters to me and learn to use my manner in such a way that I appear authentic, I can classify how I can best help myself to develop further.

Secondly, it is important to realize, that improving a soft skill is not as easy as it sounds, soft skills are some of the hardest skillswe’ll ever learn!( Peggy Klaus - „The Hard Truth About Soft Skills”) We can’t sit down for a few hours/days/weeks working on one skill, and expect to improve it. Soft skills take time, practice and lifelong training. But the results are undeniably rewarding.

What should also not go unmentioned is the fact of being inspired. You can find so many inspiring stories about personal growth (which include soft skills) and tips and strategies on how to start working on improving them. As the saying goes, “One day or Day one. You choose.”

A significant difference between hard and soft skills is, that soft skills are useful not only in professional, but also in personal settings. Humans are social beings that rely heavily on relationships with others, and soft skills directly affect ones ability to start and maintain good relationships.

In summary, this short article has given an insight into the importance of soft skills and aspects to consider when working on them. It should be critically noted that one's personality should be considered as the beginning, the way and the end of this learning experience. The continuity of working and improving could be one of the most important sticking points why people think they can't do it, because many don't take enough time with it. But also the beginning and the question, how do I start, are crucial for success. So, all that is left is to actually start. Step-by-step and we’ll make it.

From an HR perspective, there are a few questions you can ask yourself if you want to work on your soft skills:

 Am I an introvert or an extrovert?
 In which way do I solve things?
 Introverts: Can I find a way to deal with things in my way, that others claim are only attributable to extroverts?
 Extroverts: As a particularly open person, can I nevertheless note as a personal plus that I can relate well to rather shy people?
 How comfortable am I in new environments?
 Do I like to speak in front of strangers?
 What values are important to me? What company values are important to me?
 How do I deal with conflicts?
 How far does my comfort zone go?

Article written by: Nudzejma Zukorlic & Ida Manko

Artificial Intelligence in Recruiting

Artificial Intelligence in Recruiting

“I believe that in about fifty years’ time it will be possible to programme computers, with a storage capacity of about 10₉, to make them play the imitation game so well that an average interrogator will not have more than 70 percent chance of making the right identification after 5 minutes of questioning” -Alan Turing (1950)

This blog post aims to give a first feel for artificial intelligence in recruitment. An introduction to the partly still abstract topic, which seems to be more and more important. Alan Turing posed the question whether a computer can think like a human being by means of a game. His imitation game, which replaced the target question in the course of the test with different variations of questions, helped to establish important origins of the current performance of machines. His test was to investigate machine intelligence. It involved a teletyped dialogue between a human player, a machine and an interrogator. At his time, the first insights had to be drawn and according to literature references, the goal of the machine was to simulate a man imitating a woman. But actually the interrogator should determine which of the two contestants was the woman and which was the man. The interrogator was unaware of the real purpose of the test. Other scientists and interested parties are also dealing with artificial intelligence and the development possibilities in digitalisation. Kurzweil, head of technical development at Google, described the inclusion of artificial intelligence as follows: "The art of creating machines that performs functions that require intelligence when performed by people".

In today's everyday life, artificial intelligence has become a component that we hardly ever question or consciously keep in mind. Voice-controlled assistants, smartphone keyboards, navigation systems are just a few examples. To simplify what artificial intelligence means, it is best to say that a computer is supposed to solve problems that actually require the intelligence of a human being. A distinction is made between strong and weak AI. However, strong AI means mechanising the entire human thinking process, whereas weak AI is intended to solve concrete application problems and thus supports the human thinking process. This will not be discussed further in the following. Why is all this now relevant for companies? Why in the hiring process? Due to the industrial change towards Industry 4.0 and the developing demands of efficiency and effectiveness, together with the increasingly specific skills-oriented required profiles that companies are looking for, a significant increase in performance can be achieved with the help of machine systems. While many recruiters are initially apprehensive about this development, others, such as consultant Jonathan Kestenbaum (co-founder of Talent Tech Labs, a talent acquisition consultancy in New York), say that the implementation of AI software can significantly help solve problems, especially in everyday tasks and necessary data analysis. Artificial intelligence is primarily intended to create a cost and time advantage in the process led by recruiters and HR managers. The most common problem behind this is that most people are not aware of the individual functions of AI in the process, but are guided by the image that the entire job is to be replaced by machines. So what are the most commonfunctions of AI in recruitment?

 Screening of candidates and initial assistance on applicant pages through so-called chat boxes e.g.

 Automated application processes and initial email responses to candidates to shorten feedback and communication.

 Formal procedures that need to happen between hiring and onboarding can be taken over in the documentation by AI and thus offer the security for recruiters and candidates to continue the communication in the grey area.  Scheduling: conversations, appointments, phone calls

In this sense, many positive aspects can be attributed to the whole construct, but what are the points that primarily trigger discussions?

The most common points of discussion are those that machines would lack the empathy of a human being and that many perhaps good profiles would thus not have a fair chance in the process due to unusual turns in their CVs. The question of ethical regulations and impartiality in the process is also divided in two directions. While some assume that AI will strengthen a fair process, others assume the opposite. Some aspects can be named and rephrased in both directions:

Hiring of candidates takes place with machines and no involvement of human. So, it leads to unbiased screening and candidate selection.

Hiring of candidates takes place with machines and no involvement of human. So, it leads to biased screening and candidate selection based on the learning process of the machine which is oriented towards specific conditions.

Which aspects exactly should be included in this discussion and how the individual opinions can be discussed further will be clarified in more detail in a second blog entry if there is interest in the topic. More concrete aspects of the recruitment process itself can also be included. The connection between the change of generations and digitalisation also plays a major role here. The introduction given here is only intended to open up the basic interest and importance of the topic and to emphasise its everyday use without forming an opinion.

HR Blog: Digitalisierung im Personalbereich

HR Blog: Digitalisierung im Personalbereich

The new way of working

Digitalisierung und künstliche Intelligenz – Themen die oft gemeinsam angesprochen werden. Vielmehr sind es Begriffe die heut zu Tage immer häufiger auftauchen. Sowohl im privaten als auch im professionellen Bereich entwickelt sich die Gesellschaft hin zu einer „E-Version“. Das Leben mit der täglichen Nutzung von mindestens einem bis drei Geräten, welche es ermöglichen Dinge in einer Cloud zu speichern, sich untereinander zu vernetzen, oder salopp gesagt Daten hin- und herzuschieben scheint keinem mehr fremd zu sein.

Versucht jeder für sich genommen die oben genannten Begriffe zu definieren, so erscheinen diese trotz der andauernden Entwicklungen oft noch abstrakt. Im Folgenden soll vor allem auf die Wandlung eines gesamten Arbeitsbereiches aufmerksam gemacht werden und somit konkretere Hintergründe in einem Teilbereich der Digitalisierung aufgezeigt werden. Der Personalbereich, welcher beinahe immer als administative Untersützungsleistung abgetan wurde, erlebt durch die Digitalisierung den Wandel hin zu einem strategischen Arbeitsfeld der das Gesamtunternehmen sowohl positiv als auch negativ beeinflussen kann und somit zum Großteil für die Attraktivität des gleichen entscheindend ist.

An dieser Stelle soll nicht mehr an die digitale Wende, welche erste Entwicklungen weg von Papier und Stift bedeutet hat, angesetzt werden. Es soll an die im 20. Und 21. Jahrhundert aufgetretene Modernisierung und Optimierung (Automatisierung) angeknüpft werden.1 Nicht unwichtig ist in diesem Kontext auch der gesellschaftliche Wandel. Ein Generationenwechsel welcher im Zusammenspiel mit der Digitalisierung ausschlaggebend für die Verschiebungen und Änderungen im Arbeitsalltag ist.

Zuvörderst sollte in kurzen Zügen erklärt werden, welche Aufgaben im Personalwesen auftreten können und sollen. Je nach Unternehmensgröße differenziert und entscheidet man über die Notwendigkeit dieser. Universitätsprofessor Christian Scholz gibt in seinem Buch zu den Grundzügen des Personalmanagements einige Einblicke und hilft somit das notwendige Verständnis zu entwickeln. Die Aufgaben können in primäre und sekundäre Bereiche unterschieden werden. Primär beschäftigt man sich mit Personalkalkulationen und Akquisitionen. Es geht um die Evaluierung, Integration und Allokation von Personal. Aber auch kompensatorische Fragen oder qualitative Weiterbildungen im Unternehmen sind bedeutend. Bei unangenehmen Themen wie beispielsweise der Personalreduktion werden erfahrene Mitarbeiter des Personalbereichs als Berater hinzugezogen. Es kann als ein Feld beschrieben werden, welches die Organisation, Kommunikation sowie Administration übernimmt, dabei an Emotionen knüpft und innovative Konzepte (sekundärer Bereich) einführt.2 Entscheidend ist es zu verstehen, dass die meisten der hier genannten Aufgaben aus einem Lehrbuch des Jahres 2011 nun 10 Jahre später beinahe ausschließlich digital organisiert, implementiert und wahrgenommen werden. Dabei kann man sich als Personaler zunächst einfache Fragen stellen:

 Personalkalkulation und Akquisition: Wo finde ich Talente? Welche Qualifikationen müssen diese Personen erfüllen? Wonach kalkuliere ich den Personalbedarf und mit welchen Ausfällen muss ich rechnen?

 Integration, Allokation: Wie integriere ich neue Mitarbeiter? Wo setze ich sie ein? Welche Möglichkeiten habe ich neue Mitarbeiter möglichst unkompliziert in die Teams

 Qualifikation, Kompensation: Wie erreiche ich die Mitarbeiter und wie können diese

fortbestehend an ihrer Qualifikation arbeiten? Wie kompensiert man diese Mitarbeiter und

was macht ein Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv?

 Organisation, Kommunikation, Administration: Welche Methoden zur Datenverarbeitung gibt

es die möglichst effektiv und effizient ist? Wie kommuniziere und erreiche ich die Mitarbeiter

bestmöglich? Wie gehe ich mit dem Faktor der Globalisierung und somit zusätzlichen

administrativen Aufgaben um?

In der Beantwortung dieser Fragen taucht man in die digitale Welt ein und erkennt neue

Arbeitsbereiche und Begrifflichkeiten des Personalbereichs relativ schnell.

Laut des Produkt Marketing Managers Martin Woßmann (Haufe Group) gibt es insbesondere vier

Bereiche der Digitalisierung im Personalbereich: Digitalisierung des Recruiting, Digitalisierung des

Talentmanagements, Einführung von E-Learnings und die Automatisierung von HR-Prozessen.3

Würde man die oben genannten Punkte (Tätigkeiten) nun in Grundzügen beantworten so würden vor

allem Social Media Kanäle und professionelle Berufsnetzwerke genannt werden. Digitale

Karrieremessen und Karrieretage. Digitale Lernsysteme die entwickelt worden sind um dem Aspekt

des kontinuierlichen Lernens gerecht zu werden. Datenverarbeitungssysteme welche über eine

spezielle Arbeitscloud nur im internenen Bereich geteilt werden können, oder auch virtuelle

Persönlichkeits- und Wissenstests welche immer häufiger bei der Akquise eingesetzt werden.

Virtuelle Systeme die es dem Personal unternehmensintern ermöglichen Dokumente zu teilen oder

externe Karriereseiten und Ressourcenzugänge die oft entscheidend sind bei der Gewinnung und

Zufriedenstellung von Mitarbeitern. In wie fern hat sich der Bereich nun verändert? Vor allem die

Reichweite eines Unternehmens hat sich vergrößert. Durch die Globalisierung und auftretende

Möglichkeiten für Talente gilt es global gesehen Fuß zu fassen und an der Attraktivität des

Unternehmens zu arbeiten. Welche Aspekte sind den heutigen Arbeitseinsteigern besonders wichtig?

Sie möchten international arbeiten, sie möchten sich kontinuierlich weiterbilden, sie möchten

Anerkennung erfahren und sich besonders fühlen, sie möchten integriert werden und eine gute work

-life-balance haben. Auch die Möglichkeit des sogenannten „remote-working“ gilt vor allem zu

Pandemiezeiten als entscheidend. Möglichst einfach, möglichst effektiv und möglichst gut entlohnt.

An dieser Stelle kann der bereits erwähnte Generationenwechsel und dessen Bedeutung für

Unternehmen konkretisiert werden. Die heutige Generation von Personen die in das Arbeitsleben

eintreten, bezeichnet man auch als die Generation Z. Denken wir zurück an die Generation X

("Schlüsselkinder"), welche ihre Arbeit als Selbstzweck sah und eine ziemlich starke Trennung

zwischen Arbeit und Privatleben vornahm. Sie sind aufgewachsen, meist ohne Computer und globale

digitale Netzwerke (Internet). Im Gegensatz dazu sind bei der darauffolgenden Generation Y

("Millennials") die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben nicht mehr klar ("Work-Life-Blending").

Sie sind fast immer digital erreichbar. Mit der Öffnung des Internets außerhalb der Universitäten für

die öffentliche Nutzung im Jahr 1990 wuchsen sie als die erste Generation des vernetzten, digitalen

Zeitalters auf. Während die Generation X derzeit viele der Schlüsselpositionen in Wirtschaft und

Gesellschaft besetzt, drängen die digital-affinen Millennials von den Universitäten und ihren ersten

Karriereschritten in höhere Positionen. Die Generation Z steht erst am Anfang ihres Berufslebens

wobei viele Verhaltensweisen noch offen sind. Technologie-affin und doch zurück zum Gefühl der

strikten Trennung von Arbeit und Privatleben scheinen ihre Vorstellungen. Viele Studien bestätigen

den Verhaltenswechsel der Millennials zu vorherigen Generationen und während Personaler sich

noch mit deren Erwartungen auseinandersetzen, tritt bereits die Generation Z in die Berufswelt ein.

Ein kurzer Einblick in einige Aufgaben eines Personalers der sich vor allem mit der

Personalbeschaffung, sowie Erhaltung beschäftigt, kann helfen Begrifflichkeiten des modernen

Personalwesens zu verstehen und zu erkennen welche Fähigkeiten einen Personaler heut zu Tage

von der rein administrativen Tätigkeit unterscheiden. Außerdem geben diese Auskunft darüber, inwiefern er gesellschaftliche Entwicklungen verfolgen muss.

Aufgaben eines Personalers

Ich starte den Computer, mein Arbeitswerkzeug ohne welches ich keine Möglichkeit mehr hätte

meine Tätigkeit auszuüben. Die wichtigsten Elemente sind mein E-Mail Postfach, mein digitales

Bewerbersystem, meine Zugänge zu diversen digitalen Berufsportalen und sozialen Netzwerken,

sowie meine Cloud und das interne System mit Informationen zu den Mitarbeitern. Viele offene

Dokumente, Browser, Systeme, E-Mails und Lebensläufe. Nicht zu vergessen, Anfragen von

Kooperationspartnern, Anfragen von internenen Mitarbeitern, Anfragen von Beratern die neue

Systeme einführen und umgekehrt widerrum den eigenen Anfragen die raus gehen an jedem Tag der

Woche. Organistorisches Chaos, welches man an erster Stelle strukturieren muss. Die Digitalisierung

hilft bei den standardisierten Abläufen und beschläunigt die automatisierten Prozesse bezüglich der

Dokumente und Anträge. Mitarbeiter haben hohe Ansprüche an den Personalbereich und erwarten

ihre Anträge schnellstmöglich zu bearbeiten. Durch digitale Lernplattformen und soziale Medien

kann man sowohl aktiv als auch passiv nach Talenten suchen, durch konkretes sourcen in den

Netzwerken wie bspw. LinkedIn, oder aber durch die Teilnahme an virtuellen Messen bei denen man

häufig einen gesamten Bewerbungsprozess durchlaufen oder verkürzen kann. Dabei trifft man

Talente in Einzel- oder Gruppengespräche und hat unter anderem die Möglichkeit ein gesamtes

Konzept oder eine Veranstaltung um dieses Treffen herum zu planen und organisieren. An dieser

Stelle muss sich ein Personaler mit aufkommenden Marketing – und Employer Branding Themen

auseinandersetzen (auch wenn es nicht die Kernkompetenz der Person ist). Die Organisation von

sowohl digitalen als auch Life - Events erfordert es ein gesamtes Konzept rund um die

Personalgewinnung aufzustellen. Dabei sollte man auf oben genannte Bedürfnisse und Vorstellungen

von möglichen Talenten achten und sich sowohl konkurrenzorientiert als auch mit Bedacht auf die

Unternehmensvision in die Organisation und Strategie einarbeiten. Digitale Werbesprüche, digitale

Workshops, digitale Lernmöglichkeiten, digitale Events die zur Unternehmensattraktivität beitragen

und ähnliche Organisationen fallen in den Personalbereich und erfordern die enge Zusammenarbeit

mit externen Anbietern und der Marketingabteilung. Auch das Hochschulmarketing fällt in den

Personalbereich. Dabei sollte man sich möglichst von anderen Unternehmen abheben können um

heutige Generationen für sich zu gewinnen. Dokumentieren, notieren, weitergeben an

Teammitarbeiter die sich im Anschluss mit der Vertragserstellungen, den rechtlichen Regelungen und

der Einarbeitung durch digitale Plattformen beschäftigen.

Entscheidende Stichwörter: Employer Branding – Recruiting - HR Marketing - Hochschulmarketing,

digitale Bewerbersysteme - virtuelle Messen und Veranstaltungen – Candidate Experience

Nach diesem ersten Einblick in die Digitalisierung des Personalbereichs, welcher bei Erweiterung

einem Essay entsprochen hätte bleibt vor Abschluss noch auf die wohl größte und wichtigste

Herausforderung welche digitale Systeme und Abläufe mit sich bringen, aufmerksam zu machen: Die

Datensicherheit und der Datenschutz. In größeren Unternehmen gilt es vor allem klare Richtlinien zu

kommunizieren und die Löschpflicht welche rechtlich festgelegt wird zu kontrollieren. Es gibt auch an

dieser Stelle digitale Systeme die bei der Einhaltung von Richtlinien helfen können. Personaler

müssen im Zuge der Digitalisierung größere Datenmengen mit jedoch strengeren Auflagen

verarbeiten und bearbeiten und dabei die Geheimhaltungspflicht von persönlichen Daten nicht

verletzen. Dazu finden häufig digitale Lerneinheiten zur korrekten Datenverarbeitung statt. In

Zukunft kann davon ausgegangen werden, dass sich mit Hilfe von künstlicher Intelligenz in den einzelnen Tätigkeiten weiter geholfen wird.